Cette année, certain(e)s d’entre vous ont choisi de s’engager à nos côtés, parfois pour la première fois, en organisant une activité de financement au profit de notre organisme. Nous vous remercions d’ores et déjà chaleureusement pour votre initiative et votre soutien. Un soutien qui nous est essentiel puisque chaque don que nous recevons nous permet de mener à bien notre mission auprès des personnes vivant avec la fibrose kystique et leur entourage et d’offrir nos services au plus grand nombre de personnes.
Si vous aussi vous souhaitez vous engager à nos côtés en organisant une activité de financement au bénéfice de Vivre avec la fibrose kystique, voici quelques précieux conseils regroupés en 12 étapes, pour vous accompagner dans vos démarches et vous permettre d’organiser cet événement avec plaisir et sérénité !
Le guide complet et les formulaires nécessaires sont disponibles ici!
1 –Faites le bon choix! Prenez le temps de bien déterminer l’activité de financement que vous souhaitez organiser. Soyez créatif et privilégiez une activité qui vous ressemble.
2 – Soumettez-nous votre projet. Faites-nous parvenir le formulaire Soumission d’une activité bénéfice de Vivre avec la fibrose kystique afin que nous puissions nous assurer que votre projet partage nos valeurs et respecte notre éthique.
3 – Soyez bien entouré(es). Créez votre comité organisateur en vous entourant de personnes enthousiastes, dynamiques et fiables. Puis, déterminez les tâches et les responsabilités de chacun.
4– Choisissez une date et élaborez votre échéancier. Déterminez la date de votre activité en tenant compte des congés fériés et des événements locaux ou nationaux (rencontres sportives, festivals, etc.) qui pourraient vous concurrencer. Élaborez ensuite un échéancier et répartissez les différentes tâches et responsabilités entre les membres de votre comité.
5 – Planifiez votre budget. Faites la liste de toutes les dépenses que vous devrez engager et identifiez vos sources de revenus. C’est le moment d’effectuer vos demandes de commandites auprès des entreprises locales. Prenez cette initiative le plus tôt possible, les délais de réponse peuvent être longs.
6 – Choisissez le lieu de l’activité. Choisissez le lieu de votre activité et faites les réservations nécessaires. Tenez compte de la capacité d’accueil et des conditions d’accessibilité (places de stationnement, transports en commun, transport à mobilité réduite, etc.). Vérifiez si les normes de sécurité sont respectées.
7 – Déterminez vos besoins en ressources humaines. Pour mener à bien votre projet, vous aurez besoin de bénévoles et de collaborateurs à différents postes clés. Mobilisez votre entourage, vos voisins, vos collègues de travail, bref, votre réseau. Pensez à contacter le centre d’action bénévoles de votre localité, il pourrait grandement vous aider.
8 – Établissez la liste de vos besoins matériels. Faites l’inventaire du matériel dont vous aurez besoin avant, pendant et après l’activité et déterminez comment vous transporterez votre matériel sur les lieux de l’événement. Pensez une fois encore à solliciter les commanditaires locaux.
9 – Obtenez les permis et les assurances nécessaires. Assurez-vous de posséder toutes les assurances et les permis exigés par la loi et nécessaires au bon déroulement de votre événement.
10 – Diffusez l’information à l’approche de votre événement. Sensibilisez le maximum de gens à votre activité. Parlez-en à votre entourage, vos collègues de travail, votre voisinage, etc. Une fois votre projet approuvé par notre organisme, nous pourrons également en faire la diffusion sur nos médias sociaux.
11 – Amassez les fonds et faites votre bilan. Merci de nous faire parvenir les fonds amassés accompagnés de la liste des donateurs pour que nous puissions émettre les reçus pour fins d’impôts. Si vous nous envoyez également votre bilan et des photos et/ou vidéos, nous pourrons les publier sur nos réseaux sociaux.
12 – Remerciez. Remerciez toutes les personnes qui vous ont aidé à faire un succès de votre activité et n’oubliez personne!
En manque d’idée?
Pourquoi ne pas organiser : un repas (souper bénéfice, barbecue, brunch), un défi sportif (vélo, course à pied, marche, tournoi de golf), une vente (de garage, aux enchères, de livres), une activité artistique (théâtre, danse, chorale, humour, slam, poésie), une soirée (cocktail, karaoké, bingo, quille-o-thon, de danse), une proposition de service (lave-auto, tonte de gazon, déneigement).
Notre contribution
Lorsque vous nous aurez soumis votre proposition d’activité bénéfice et que celle-ci aura été approuvée par l’organisme, nous pourrons :
- vous aider à mieux connaître notre organisme, notre mission et nos actions.
- réviser vos textes, vos outils de communications et/ou votre matériel promotionnel.
- vous appuyer dans la promotion de votre événement par l’entremise nos réseaux sociaux.
- vous prêter du matériel : bannières, affiches, dépliants, etc.
- vous fournir une lettre de remerciement au nom de l’organisme.
